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5 tips para empezar a recuperar tu tiempo

Cuando oyes hablar de asistentes virtuales, quizá te debatas entre pensar en Alexa, el último fichaje de Google, o en Siri, e imaginar una especie de Superwoman al rescate de todo lo que echa humo en tu cabeza.

 

Lo cierto es que, aunque las asistentes virtuales tenemos cierto parecido con una heroína, somos mujeres de carne y hueso, con nuestras virtudes y nuestros defectos, con nuestros problemas y nuestros emprendimientos, que sacamos adelante con mayor o menor dificultad, como todas. 

 

Viendo esto, podrías pensar que tampoco es tan difícil… contratas a la que mejor te caiga y ¡chimpún!.

 

Pues no. Antes de contratar una asistente virtual, deberías pararte y hacer un análisis de tu negocio: 

  • Lista todas las tareas que tienes que hacer.
  • Analiza, de las tareas que habías listado, cuáles son las que necesariamente tienes que hacer tú (webinars, entrevistas…)
  • ¿Cuánto tiempo te lleva cada una de ellas?
  • Analiza todas las tareas que podría hacer otra persona si fuera necesario.
  • ¿Cuánto tiempo te llevan?
  • ¿Cómo quedaría tu agenda si sólo tuvieses que supervisarlas y hacer una reunión semanal de seguimiento para ver su evolución?
  • Establece qué tareas son las primeras que quieres delegar.

 

Vale, pero… ¿en qué servicios exactamente puedo pedirle ayuda?

Por poder, una asistente virtual puede ayudarte con casi cualquier cosa de tu emprendimiento. Este es un trabajo que maravilla por su flexibilidad, pero no tendría mucho sentido que le exigieras estar de 8 a 12 en tu oficina para que pueda ir a hacerte el papeleo del banco. Eso ya no sería virtual y no tendría las características de libertad, deslocalización y autogestión del tiempo de trabajo y de la organización de tareas que definen a la asistencia virtual.

 

Ahora bien, seguro que se te vienen a la cabeza montones de tareas relacionadas con tu negocio que se pueden hacer:

  • En cualquier lugar del mundo (con una conexión a internet y un equipo informático decente).
  • En cualquier momento del día.
  • En el orden que se desee, siempre y cuando se respeten los plazos de entrega. 

 

Si una tarea cumple estos requisitos, puede ser atendida por una asistente virtual. 

 

¿Cuáles son, entonces, las tareas que sí puede hacer una asistente virtual?

Voy a hacerte un recorrido por todas las áreas en las que puede ayudarte una asistente virtual: 

Atención a tus clientes y a tu comunidad:

La atención al cliente es un área completa que engloba multitud de tareas. Éstas pueden ser muy gratificantes, pero también muy duras, y requieren una dedicación bastante exhaustiva. 

Puedes comunicarte con tus clientas a través del email, de Whatsapp o Telegram (por cierto, ¿conoces esta red social de mensajería? Escríbeme contándome qué sabes de ella, y en breve, publicaré un post para que la conozcas más a fondo). También a través de los grupos de Facebook que administras.

 

Tu asistente virtual puede encargarse de todos ellos: organizar tu correo, de forma que filtre lo que es importante de lo que no, responder a tus clientes, a tus proveedores, a otras emprendedoras que quieren trabajar contigo o proponerte una colaboración. Puede gestionar esas colaboraciones, puede responder las dudas y consultas más frecuentes, puede dinamizar y gestionar tus grupos de Facebook, compartir allí las publicaciones de tu fanpage, otro contenido interesante relacionado con tu nicho, puede moderar los debates… 

 

Diseño de tus embudos de ventas

 

¡Uno de los sapos más gordos de emprender! A no ser que te gusten muchísimo los embudos de ventas, claro, diseñarlos puede ser una tarea muuuy tediosa. Así que una asistente virtual puede echarte una mano precisamente para que se te haga menos cuesta arriba trazar cómo van a ser los caminos por los que van a ir tus leads hasta convertirse en clientas. 

También podría ser que quieras diseñarlo tú, pero que las aplicaciones de email marketing no sean, precisamente, tus favoritas, así que puede encargarse de programarlo todo según tu diseño. 

Soporte técnico a ti y a tus clientas

¿Alguna vez has estado haciendo una clase online, un webinar o un taller y has encontrado personas que querían conectarse, pero tenían dificultades técnicas? Pues tu asistente virtual puede estar al pie del cañón a la vez que tú estás haciendo ese tipo de cosas para detectar cuándo una de las personas que están conectadas tiene una dificultad, como por ejemplo, no escuchar, no ver la imagen de la clase…También puede explicarte cómo funciona esa herramienta que se te atasca, o ayudarte a establecer el procedimiento que tienen que seguir tus clientes para acceder a tus cursos, por ejemplo.

 

Programación y publicación en Redes Sociales

Como sabrás, la presencia continua en las redes sociales es más que imprescindible en un negocio hoy día. Hay que estar presente y entablar una relación cercana con tus seguidores. Así que tienes que estar siempre encima. 

Esta es otra de las tareas estrella de una asistente virtual. En ocasiones incluso podrá hacerte los textos y elegir las imágenes que van a ser publicadas para que siempre estés activa en las redes y, en consecuencia, seas más visible (y ya sabes, cuanto más se te ve, más fácil es que te compren).

 

Gestión de campañas publicitarias en redes sociales

Aunque nunca se puede decir nunca, lo cierto es que las tareas de este tipo son de las que más se prestan a que quien las realice esté especializada en ellas. Porque hacer una campaña publicitaria en redes sociales, puede parecer que es simplemente rellenar ciertos campos o pulsar ciertos botones, pero en realidad no es tan fácil como parece.

Para esta tarea es necesario tener unos conocimientos sólidos de márketing y de Facebook o Google Ads para que puedas lograr el objetivo que te proponías.  

 

Gestión de facturas, libros de ingresos y gastos, informes de facturación…

¡Menuda culebra!, ¿verdad?

Sólo de pensar que deberías estar llevando esto todo lo al día que puedas, me entran los siete males… ¡y eso que el dinero es el tuyo!

 

Pues deberías hacer una de las cosas que te decía el otro día sobre las tareas culebras, tan repetitivas, tan periódicas, tan siempre lo mismo, tan frías… Divide… y delega. Tus tareas estarán hechas a tiempo y tú respirarás mucho más tranquila todos los meses.

 

Redacción de contenido

Pues sí… aunque parezca mentira, las asistentes virtuales, también generan contenido. Y no estoy hablando del necesario para que nuestros negocios crezcan. Cuando lo digo, pienso exactamente en ti, emprendedora mía. Esos no significa que tú vayas a dejar de trabajar… porque las ideas tienen que ser siempre tuyas. Y a ser posible, el estilo también. 

 

Tu asistente virtual puede redactar para ti posts para tu blog, newsletters, post para redes sociales… 

 

Diseño gráfico

Este área se presta mucho a la especialización, es un paquete de tareas que tienen mucha miga. 

Junto con el copy y la visibilidad, las imágenes que muestras al público son, o deberían ser francamente atractivas. Tu asistente virtual puede encargarse de diseñar las imágenes de tus publicaciones de redes sociales y de tus posts, tus banners, tus presentaciones y las guías que utilices para las formaciones, puede diseñar y maquetar tu página web y tus páginas de ventas, puede encargarse de hacer tu logo y tu imagen corporativa… 

 

Edición multimedia

También puede encargarse de editar tus vídeos para subirlos a Youtube con la calidad y profesionalidad que exige tu negocio. De editar tus podcast para extraer de ellos las partes más interesantes, y a transcribirlos

 

Métricas y estadísticas

Mira, aquí otra tarea culebra que postergamos una y otra vez por pereza (pereza de ponerte, porque luego a mí siempre me ha encantado interpretar las estadísticas). Las estadísticas pueden ser un poco “hueso”, pero son absolutamente necesarias para ver cómo va creciendo tu negocio, pero también para ver qué es lo que mejor y lo que peor funciona, lo que más les gusta a tus seguidores… 

 

Dentro de este grupo de tareas, podría hacer el análisis del feedback que te van dejando tus clientas y seguidoras: revisar los resultados de tus encuestas, filtrar los testimonios, las sugerencias, los comentarios de tus redes sociales… y con todo eso, hacerte propuestas de mejora que podrás implementar para escalar tu negocio.

 

Selección de alumnas y colaboradoras de tu equipo

Cuando tienes una lista enorme de posibles clientas interesadas en tus retos o tus cursos gratuitos, o cuando tienes que incorporar a una persona a tu equipo de trabajo, filtrar las personas adecuadas puede necesitar una inversión de tiempo considerable.

 

Por eso, si cuentas con tu asistente virtual, podéis formular unas preguntas a través de las cuales ella podrá comprobar si las personas que postulen tienen los valores que buscas, de forma que tú sólo tengas que evaluar a las más próximas a lo que tú necesitas. 

 

Estas son sólo algunas de las funciones y tareas con las que puede ayudarte una asistente virtual. En realidad, podría haber muchas más, casi tantas como puedas imaginar.

 

Así que ahora te propongo que vuelvas arriba, respondas a las preguntas que te he dejado y, una vez que sepas qué tareas quieres delegar, agendes tu sesión gratuita de descubrimiento para que nos conozcamos, nos tomemos un café virtual, hablemos sobre tu negocio, y establezcamos un plan de acción para ayudarte con las tareas que necesites delegar. 

 

Aprovecha ahora, porque septiembre está a la vuelta de la esquina: llega la vuelta al cole, llegan los lanzamientos de otoño, acecha el Black Friday y se acaba la summer sale que tengo preparada para ti.

 

¿Nos vemos?

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